协同办公管理系统(TOA)

1.  TOA系统概述

无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需要安排，决策者需要依据纷乱的信息作出重要的决定。拥有一套智能化、信息化的办公管理系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。在网络连接千万家的时代，协同办公管理系统还使得不同地理位置之间的不同单位或部门之间的高效协作成为可能。协同办公管理系统应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集合，应该是对于单位的领导来说，协同办公系统是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据。对于中层管理者协同办公系统是信息管理系统，而对于普通管理者，协同办公系统又是事务/业务处理系统。协同办公系统能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

2.  TOA系统工作原理流程图

图2-1：TOA工作原理流程图

协同办公系统以岗位角色为核心，允许客户根据本单位的实际管理需要，灵活进行各类角色的定义，赋权工作。体现了现代管理中的定岗定员、对岗不对人的管理思想。同时支持操作用户身兼多职，极大降低了由于人员调动及岗位变动为系统设置带来的影响。

3.  TOA系统技术架构图

图3-1：TOA系统技术架构图

协同办公管理系统基于J2EE技术架构，采用大型系统最先进的MVC多层架构模式进行构造及合理分层，实现底层数据机构与界面内容管理个性化的有效统一，简化管理的复杂性，降低软件开发的复杂度，增强系统的可扩展性。开发者可以为实现解决不同的问题进行随需而变的扩展、及不同层次的构建。

4.  TOA系统功能架构图

协同办公系统以工作流及信息共享为核心，基于JAVA最新技术自主开发系统的workflow工作流引擎。并统一构建消息引擎，支持LDAP协议，建立完善的目录服务，实现对文档垂直搜索，统一建立组织基础数据，优化对象缓存结构，提升数据存取效率。

通过流程引擎总线式结构，将表单、消息、服务进行有效串联。实现各功能模块的数据统一性及有效利用，信息的穿透查阅。另外邮件系统、行政资源管理、等几个模块通过独立开发的模式，且开放与流程引擎等其他管理模块的数据接口，可进行个性化功能扩展。

图4-1：TOA系统技术架构图

5.  TOA系统主要功能模块

²  门户管理

协同信息门户是协同的一个基础系统，是协同软件的操作入口，是协同软件数据展现的界面，是协同软件系统最为直观的应用部分。协同软件企业信息门户不同于信息门户在初始阶段的静态的网页形式，只是简单地将相关的信息发布在这些网页上。协同办公系统的信息门户不仅具有信息发布的功能，还构建了以协同服务、协同工具、协同应用的多层级、可灵活组合的协同应用模式，包括公文流转、业务审批、知识管理、工作管理、资源管理、协作沟通、数据交换等应用平台，全面满足客户对协同办公的关键应用。

²  个人办公管理

协同办公系统个人办公平台就像传统的行政办公桌台面，是员工个人工作处理的平台。登录办公系统后，重要待办事宜、日程安排、最新通知公告、最新发布的文件或规章制度、员工内部讨论话题等信息，将会“以事找人”的方式，主动推送到办公桌面中。办公桌面风格简洁友好，功能方便易用，对个人的工作进行了合理归纳，可以极大方便日常的工作处理。

²  人事行政

人事行政为用户提供人事信息维护功能，包括人事档案，考勤统计，考勤设置，通讯录四部分。人事档案提供公司内部人员档案管理。考勤统计记录公司人员考勤情况。考勤设置可自由调整公司假日安排和时间安排辅助考勤统计数据准确。通讯录包括内部通讯录和外部通讯录为公司人员日常沟通提供辅助功能。

²  信息中心

协同办公系统信息中心平台，是信息资源共享的窗口，企业可以通过协同办公信息发布企业的新闻、企业发文信息、通知公告、规章制度、企业简报等相关知识；各类业务操作规程，业内监管政策法规等等，使企业员工能够及时准确的了解企业内部信息。

²  公文管理

根据我国企业及政府办公的特点，并以工作流为基础应用理念，可以管理公文中的发文、收文、签报、传阅等各种流程。针对不同的公文流程，提供了不同的处理动作，比如撰写、登记、流转、传阅、审批、归档等。结合系统提供的多单位应用功能，能够实现各组织单位之间公文的全电子化网络流转，真正实现用户单位公文处理的电子化、实时化要求。公文管理是用户单位内网核心业务平台，收文、发文、请示报告、领导督办、信访管理都可以通过公文管理平台实现。

²  工作流管理

协同办公平台可视化的工作流配置管理是以工作流程为管理主线、以任务阶段为管理节点、以业务事件为管理对象、以业务部门为管理单元、以业务权限为管理范围，采用可视化的技术表现形式，将每一个具体工作流程所涉及的相关岗位角色、相关资源进行多维度的集成整合，实现对业务管理能力和管理规范的全面提升。

工作流管理系统支持串签、并签、会签等处理模式，可以灵活对既有的流程进行串行和并行流转、会签、主协、协办设置及串行公文和并行公文相互转换等功能；且流转过程中如涉及组织架构、职位变更，公文可按新的组织架构和新职位流转；

²  互动沟通管理

通过协同办公系统互动沟通平台，可解决企业在沟通中不及时、不协同、不互动的情况，构建多方位、多渠道、跨组织、跨地域的沟通模式，让员工与员工、领导与员工、部门与部门、企业与企业之间形成畅通的沟通交流平台。

²  行政资源管理

协同办公系统可以实现单位的办公设备、用品；会议室和车辆等资源进行记录和使用管理。

²  移动办公

实现IOS和Android 平台办公，使得领导办公移动化，更为便捷为企事业单位在各种事件场合及时处理相关事务。

6.  TOA系统特点及优势

²  先进的技术架构

  基于J2EE体系架构，保证了产品技术的先进性、开放性及与平台的无关性等。支持多种企业应用服务器（如Tomcat、Weblogic），跨越各种平台办公运用（Windows Server、Linux、Unix等），各种商用数据库运用（MySQL、SQL Server 、Oracle等）支持集团型分布式应用，易于维护。

²  具有自主知识产权的工作流引擎

协同办公产品，采用Java最优的数据存储层解决方案，由核心开发团队历时6个月开发完成具有广泛实用性的工作流引擎。通过自主流程引擎能支持UML状态图，通过图型化的流程定义，最直观地进行业务流程的直观描述，其次通过Hibernate，引擎将数据的管理职能分离出去，专注于商务逻辑的处理，为当前Java最优的流程引擎解决方案。

通过强大的流程引擎轻松实现对于各种个性化的流程定义：支持会签、子流程（分支）、路径选择、异或、批阅、归档、流程转接、协办等各种简单流程或复杂流程的流转机制。满足不同企业对于流程引擎的个性化需求。

²  标准的 Web Service 公文交换接口

 协同办公产品采用标准Web Services，支持在任何网络通信的操作系统中实施运行。可以执行从简单的请求到复杂商务处理的任何功能，包括对于各种应用程序集成、B2B模式集成、对于异构系统的软件及代码的重用，减少开发工作量等模式；

通过公文交换接口，能轻松满足各行业上下级单位异构公文收发系统的公文、数据传递需求。通过模块化的公文交换平台，快速实现与异构公文收发系统的集成运用，实现公文审批、下发无边界流转模式。